Team-Assistenz (w/m/d)

FNF Europe - Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit

Team-Assistenz (w/m/d)

(Vollzeit – 38 Std./Woche)

Friedrich Naumann Foundation for Freedom

Brussels, Belgium

Freiheit - sie ist nicht immer leicht zu erkennen, sie wird uns nicht geschenkt, aber wir wissen, wie sie sich anfühlt, wenn wir sie erreicht haben. Das Kernanliegen der Stiftungsarbeit im Inland und international ist die Verwirklichung von Freiheit und Verantwortung. Dafür werben wir als liberale Stiftung leidenschaftlich in Deutschland und in über 60 Ländern und helfen Menschen, sich aktiv in das politische Geschehen einzumischen und ihre Meinung zu vertreten!

Unterstützen Sie uns bei dieser Aufgabe und bewerben Sie sich als Team-Assistenz (w/m/d) (Vollzeit – 38 Std./Woche).

Die Position ist zum nächstmöglichen Termin am Standort Brüssel zu besetzen.

Ihre Kerntätigkeit besteht in der technisch-logistischen und (finanz-)administrativen Unterstützung der maßnahmenverantwortlichen Teammitglieder bei der Vor- und Nachbereitung sowie der Umsetzung von Kurz-, Seminar- und Konferenzveranstaltungen und Veranstaltungsreihen.

Hierzu gehören im Einzelnen:

  • Erstellung von Vergabevermerken mit Beihaltung aller Belege und Begleitdokumente;
  • Erstellung von Kooperations-/Honorarvereinbarungen mit Beihaltung nötiger Dokumente;
  • Tagungs-/Konferenzraum- und Restaurantbuchungen mit vorheriger Angebotseinholung nach Maßgabe des deutschen Verwaltungskostengesetzes;
  • Reservierung von Catering-, Dolmetsch-/Mediendiensten mit vorheriger Angebotseinholung nach Maßgabe des deutschen Verwaltungskostengesetzes;
  • Erstellung und Überwachung von Veranstaltungsbudgets laut interner Finanzvorgaben;
  • Hotel- und Reisebuchungen laut Vorgaben des deutschen Bundesreisekostengesetzes;
  • Aufarbeitung von Reisekosten- und sonstigen Ausgabebelegen in Zusammenhang mit Projektmaßnahmen;
  • Erstellung von Visa-Anträgen sowie maßnahmenrelevanten Unterlagen;
  • Vorbereitung des Veranstaltungsraums und Koordination der Dienstleister vor Ort bei Präsenzmaßnahmen;
  • technische Vorbereitung und Begleitung von virtuellen Maßnahmen und Treffen;
  • Pflege der stiftungsinternen Datenbank;
  • Organisation und Protokollierung von Teammeetings;
  • Organisation von Versand-/Transportmaßnahmen;
  • allgemeine Assistenztätigkeiten.

Ihr Profil:

  • abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation;
  • ausgewiesene organisatorische Kompetenz, strukturierte Arbeitsweise, Organisationsfreude, Zuverlässigkeit und Sorgfalt;
  • Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit, interkulturelle Sensibilität;
  • hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse, Französischkenntnisse sind von Vorteil;
  • sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office Anwendungen.

Sie suchen nach einer spannenden, politiknahen Aufgabe in einer vielfältigen und dynamischen Stiftung?

Dann bewerben Sie sich bis zum 23. Juni 2021!

Bitte geben Sie Ihre Kündigungsfrist bzw. den nächstmöglichen Einstiegstermin an sowie Ihre Gehaltsvorstellung und senden Sie Ihre Bewerbung per Mail an Frau Ute Entrup/Office Manager, ute.entrup@freiheit.org.

Die Einstellung erfolgt auf der Grundlage eines belgischen Arbeitsvertrags und ist zunächst befristet bis zum 31.12.2021. Bei guter Zusammenarbeit sind wir an einer Entfristung im Anschluss interessiert.

Mehr Informationen über unsere Arbeit erfahren Sie unter: www.freiheit.org/de/europaeische-union.

Don't forget to mention BrusselsJobs when applying.

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© EuroJobsites 2021

EuroJobsites is a registered company number: 4694396 VAT number: GB 880 9055 04

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