Réceptionniste/Collaborateur Administratif (H/F/X) - Receptionist/Administratief Medewerker (M/V/X)

Benelux

Réceptionniste/Collaborateur Administratif (H/F/X)

Benelux

Brussels, Belgium

Le Secrétariat général Benelux, qui a son siège à Bruxelles, est une enceinte de coopération entre la Belgique, les Pays-Bas et le Luxembourg. Pour de plus amples informations sur le Benelux: www.benelux.int.

Au sein de l’Union Benelux, le Secrétariat général est une de ces institutions qui, s’appuyant sur une cinquantaine de collaborateurs, identifie et signale les possibilités de coopération, initie des actions et les soutient au niveau du processus, de la logistique ainsi que du contenu et contrôle les résultats obtenus.

En tant que réceptionniste/collaborateur administratif vous travaillerez dans un environnement chaleureux et accueillant. Vous occuperez un poste de choix dans nos magnifiques bureaux situés au coeur de Bruxelles.

Notre réceptionniste/collaborateur administratif est notre carte de visite. C’est une fonction que nous ne confions pas à n'importe qui.

  • Vous aimez réserver un accueil chaleureux à vos interlocuteurs, tant à la réception qu'au téléphone?
  • Vous aimez montrer le chemin à nos visiteurs internes et externes/parties prenantes sur nos réseaux sociaux?

Contenu de la fonction

Accueillir les visiteurs et leur fournir des informations correctes en vue d'offrir un service professionnel et qualitatif. Offrir le soutien administratif nécessaire demandé. D'autres missions ad hoc telles que le soutien de la logistique, des processus administratifs et communicatifs.

Place dans l'organisation

Vous serez sous la responsabilité du Collège et du dicteur Organisation interne.

Domaines de résultats avec des exemples pertinents d'activités

  1. Informer, assister et guider les visiteurs en vue de fournir un service correct, efficace et convivial:
    • accueillir le visiteur de manière amicale et appropriée;
    • fournir des informations;
    • effectuer des appels téléphoniques de première ligne de manière qualitative;
    • orienter les visiteurs si nécessaire;
    • suivi des informations demandées par les visiteurs;
    • répondre de manière proactive à la demande des visiteurs.
  2. S'occuper de questions administratives, pratiques ou logistiques pour soutenir les opérations de l'organisation, comme:
    • s'occuper de toutes sortes de communications écrites (lettres, courriels, rapports,...);
    • suivi et livraison interne des envois postaux;
    • la mise à jour du fichier d'adresses et le suivi des données des visiteurs.
  3. Réservations:
    • enregistrement, planification et suivi;
    • gestion de l'agenda des salles de réunion/suivi du catering.
  4. Participer aux activités et soutenir les collègues à la demande et en concertation avec le responsable d'équipe;
  5. Vous aidez dans la gestion des différents canaux de réseaux sociaux du Secrétariat général Benelux et demandez la contribution de vos collègues à cet effet.

Compétences requises

Connaissances:

  • connaissance (écrite et orale) des deux langues nationales. Une bonne connaissance de l'anglais est un atout;
  • programmes MS-office;
  • très bonne connaissance pratique des réseaux sociaux.

Compétences comportementales:

  • travailler de manière précise et efficace;
  • être capable de planifier et d'organiser son propre travail;
  • très orienté client et amical;
  • discrétion;
  • facilité et souplesse dans les relations avec les autres;
  • ponctualité et respect des rendez-vous;
  • souplesse en termes de travail et d’horaires.

Nous offrons

  • Le Secrétariat général Benelux est convaincu de la valeur de collaborateurs motivés et c’est pourquoi nous investissons constamment dans les personnes qui aident à faire grandir notre organisation: vous;
  • Au Secrétariat général Benelux, les membres du personnel occupent une position centrale. Nous vous offrons des opportunités fantastiques pour évoluer avec nous (formations internes et externes);
  • Vous ferez partie d’une équipe de 50 collaborateurs enthousiastes;
  • Un salaire conforme au marché avec des possibilités de promotion en fonction de votre expérience et de vos compétences. La nomination initiale vaut pour une période de trois ans, renouvelable.

La procédure de sélection

La procédure de sélection comporte trois volets:

  1. Présélection sur la base du curriculum vitae;
  2. Interviews;
  3. Epreuve écrite.

Intéressé?

Envoyez votre lettre de candidature et votre CV avant le 7 décembre 2022 par courriel à l’adresse vacature@benelux.int.

Nous vous informerons dès que possible si vous êtes invité à un entretien.

Pour obtenir de plus amples informations sur le contenu de la fonction, veuillez contacter Monsieur D. Caroes, directeur Organisation interne par courriel à l’adresse d.caroes@benelux.int ou au numéro de téléphone (*32)(0)2-519 38 86.


Receptionist/Administratief Medewerker (M/V/X)

Benelux

Brussels, Belgium

Het Benelux Secretariaat-Generaal, gevestigd te Brussel, is een samenwerkingsverband tussen België, Nederland en Luxemburg. Voor meer informatie over de Benelux: www.benelux.int.

Binnen de Benelux Unie is het Secretariaat-Generaal een van haar instellingen, die samen met een team van een 50-tal medewerkers, samenwerkingsmogelijkheden identificeert, signaleert, acties initieert en deze procesmatig, logistiek en inhoudelijk ondersteunt en toetst op resultaten.

Bij ons kom je als receptionist/administratief medewerker terecht in een warme, sociale omgeving. Je zal werken in onze prachtige kantoren in hartje Brussel.

Onze receptionist/administratief medewerker is ons uithangbord, een functie die we niet zomaar aan iedereen toevertrouwen!

  • Hou je ervan mensen een warm onthaal te bezorgen, dit zowel aan het onthaal zelf als telefonisch?
  • Hou je van het wegwijs maken van onze interne en externe bezoekers/stakeholders op onze sociale media kanalen?

Doel van de functie

Instaan voor het onthaal van de bezoeker en verstrekken van correcte informatie met oog op het aanbieden van een professionele en kwalitatieve dienstverlening. Aanbieden van de nodige gevraagde administratieve ondersteuning. Ad hoc taken zoals mede ondersteunen van logistiek, administratieve en communicatieve werkprocessen.

Plaats in de organisatie

Je rapporteert aan het College en de directeur interne organisatie.

Resultaatsgebieden met relevante voorbeelden van activiteiten

  1. Informeren, helpen en begeleiden van de bezoekers met het oog op een correcte, efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening:
    • onthalen van de bezoeker op een vriendelijke en gepaste manier;
    • geven van inlichtingen;
    • kwalitatief uitvoeren van eerstelijnstelefonie;
    • doorverwijzen van de bezoekers indien nodig;
    • opvolgen van de informatie die de bezoekers opvragen;
    • proactief inspelen op de vraag van de bezoekers.
  2. Instaan voor administratieve, praktische of logistieke zaken teneinde de activiteiten van de organisatie te ondersteunen zoals:
    • verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie (brieven, mails, verslagen,...);
    • opvolgen en interne bezorging van poststukken;
    • adressenbestand en bezoekersgegevens bijhouden.
  3. Reservaties:
    • registreren, plannen en opvolgen;
    • agendabeheer van de vergaderzalen/opvolgen catering.
  4. Inspringen bij activiteiten en ondersteunen van collega’s op vraag van en in overleg met de teamverantwoordelijke;
  5. Je beheert mede de verschillende sociale mediakanalen van het Benelux Secretariaat-Generaal en vraagt hiervoor input aan je collega’s.

Nodige competenties

Kennis:

  • taalkennis (schriftelijk en mondeling) van beide landstalen. Goede kennis van het Engels is een extra toegevoegde waarde;
  • MS-office programma’s;
  • zeer goede gebruikskennis van de sociale media kanalen.

Gedragscompetenties:

  • nauwkeurig en efficiënt werken;
  • eigen werk kunnen plannen en organiseren;
  • zeer klantgericht en vriendelijk;
  • discretie;
  • gemakkelijk en flexibel in omgang met anderen;
  • stiptheid en afspraken nakomen;
  • flexibel naar werk - en uurregeling.

Aanbod

  • Het Benelux Secretariaat-Generaal gelooft sterk in de kracht van goede medewerkers en daarom investeren wij graag en constant in de mensen die onze organisatie mee groot maken: jij;
  • Bij ons sta je als medewerker centraal en bieden wij je fantastische mogelijkheden om mee met ons te groeien (interne en externe opleidingen);
  • Je maakt deel uit van een enthousiast en hecht team van een 50-tal medewerkers;
  • Een correct salaris met doorgroeimogelijkheden in lijn met je ervaring en competenties. De aanstelling is voor een periode van 3 jaar, verlengbaar.

Selectieprocedure

De selectieprocedure bestaat uit twee onderdelen:

  1. Preselectie op basis van het Curriculum Vitae;
  2. Interviews;
  3. Schriftelijke test.

Interesse?

Stuur ons uw sollicitatiebrief met uw CV vóór 7 december 2022 via e-mail aan vacature@benelux.int.

Wij zullen u zodra mogelijk berichten indien u uitgenodigd wordt voor een gesprek.

Voor bijkomende informatie over de inhoud van de functie kunt u zich richten tot dhr. D. Caroes, Directeur Interne Organisatie via e-mail d.caroes@benelux.int of op het telefoonnummer (*32)(0)2-519 38 86.

Don't forget to mention BrusselsJobs when applying.

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