Human Resources Officer

Embassy of Canada to Belgium and Luxembourg

Human Resources Officer

Embassy of Canada

Brussels, Belgium

AMRIS Reference No: 4374
Term Type: Indeterminate
Term Details: This position is an LES (Locally Engaged Staff) position, subject to the Terms and Conditions of Employment for LES in Brussels, Belgium
Department: Embassy of Canada in Brussels, Belgium
Number of Vacancies: 1
Job Category: Human Resources
Level: Officer
Classification: LE-07
Salary: 56,344.00 euros plus benefits
Close date: Monday, March 8, 2021 at 11:59PM UTC/GMT

Summary of Duties

Based on the Common Services Delivery Framework, the Brussels Common Services Delivery Point (CSDPBU) provides operational services in finance, human resources and procurement and contracting to a network of Canadian diplomatic missions based in Europe and Africa.

Under the supervision of the Operations Manager, the Human Resources Officer shall perform the following functions at the missions assigned to him/her for the Common Service Delivery Point (CSDP):

  • Support and advise a network of missions in their staffing activities, including recruitment strategy, and ensure that candidates are selected in accordance with staffing guidelines;
  • Liaise with programme managers as required to obtain relevant information, conducts document audits as required. Informs missions of the outcome of the process;
  • Supervise one or more support staff;
  • While this is a summary of the role's current main areas of activity, additional responsibilities may be assigned as the Common Service Delivery Point (CSDP) environment evolves.

Area of Selection/Eligibility

This selection process is open to candidates who, at the time of application, have the right to reside and work legally in Belgium, who meet all the essential criteria mentioned and whose applications are received by the closing date. Please note that the Embassy of Canada does not sponsor work permits directly or indirectly.

The Government of Canada applies the principles of equality of opportunity set out in the Canadian Charter of Rights and Freedoms. See the "Conditions of Employment" and "Important Notes" sections for more details. Our organization provides an inclusive workplace where respect, teamwork and collaboration are part of our culture. Canada's missions abroad are committed to promoting and supporting an environment free of harassment and discrimination, and to encouraging and supporting employees to learn and develop their skills and competencies.

Essential Qualifications

Candidates will initially be screened against the Essential Qualifications relating to education, experience and language. Candidates must clearly demonstrate in their cover letter and CV how they meet each of these essential qualifications.


A university degree in a related field such as human resources management or management.


Ability to communicate effectively in both of Canada's official languages, being French (level C2) and English (level B2) (speaking, writing and reading).

NB: The minimum level accepted for French is the equivalent of level C2 and for English B2 according to the Common European Framework of Reference.


  • Recent professional experience* of at least 2 consecutive years in human resources in staffing main areas;
  • Experience in researching and analyzing information and making recommendations to managers;
  • Experience in providing advice and support to managers to ensure compliance with an organization's internal policies and processes.

*Recent is defined as within the last 8 years.

Rated Requirements

The Rated Requirements relating to knowledge, abilities and competencies will also be assessed. Methods of assessment may include, but are not limited to, a written examination, an oral interview, role-play, practical tests, presentations and/or psychometric assessment.


  • Knowledge of best practices and procedures in staffing;
  • Knowledge of the Microsoft Office suite including the use of Excel;
  • Knowledge of different theories on inclusion and diversity in human resources.


  • Demonstrates integrity and respect;
  • Research and analysis;
  • Working effectively with others and networking;
  • Demonstrates initiative and is action-oriented;
  • Employee supervision;
  • Ability to communicate effectively with clients abroad;
  • Ability to plan and organize workload and set and manage priorities in a demanding work environment.

Asset Qualifications

Preference may be given to candidates who meet the Asset Qualifications. Where applicable, candidates must clearly demonstrate how they meet any asset qualifications in their cover letter and CV.

  • A professional human resources qualification valid in Canada, the European Union or the United Kingdom;
  • Professional experience in a diplomatic mission or international organization.

Operational Requirements

  • Occasional overtime is possible;
  • Normal working hours: 37.5 hours/week (Monday to Friday).

Conditions of Employment

  • Reside and be legally entitled to work and live in Belgium at the time the job offer is issued and for the duration of the employment;
  • Ability to obtain and maintain a Government of Canada reliability security clearance including a criminal record check and financial verification;
  • Applicants who hold visas, type A electronic cards or non-renewable documents, such as student visas, are not eligible to apply for this position unless they are exempt from the requirement to obtain a work permit.

Important Notes

How to apply

  • Applications will only be considered when received through our portal. Link for this job poster:;
  • Candidates are required to upload a cover letter and CV in English or French. Applications which do not include the requested documents or information in the CV or cover letter will be rejected. Any additional information must be included as part of these two attachments;
  • Candidates who are unable to submit their application due to technical difficulties must report these to: prior to the closing date. Failure to so will result in the application being rejected.

Important Notes

  • Please do not use a tablet or cell phone to submit your application, as mobile browsers are not supported by our on-line portal. Candidates should only apply using a laptop or desktop computer;
  • Only applications submitted in one of the official languages of Canada will be accepted (English or French). Candidates are entitled to participate in the recruitment process in the official language of their choice and to indicate their preferred official language in their application;
  • Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the candidates to ensure accurate contact information is provided and updated as required;
  • Candidates who apply to this vacancy should include an email address that accepts email from unknown users and regularly check their email, including spam folder;
  • Reference checks will be sought for candidates that reach interview stage and may form part of the selection process;
  • The Embassy of Canada in Brussels, Belgium does not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs;
  • Candidates requiring any special assistance in attending exams or interviews are requested to inform us;
  • The results of this recruitment process may also be used to establish an eligibility list of qualified candidates for similar openings at the Embassy of Canada in Brussels, Belgium which might arise in the 12 months following the completion of this recruitment process;
  • Our organization offers an inclusive workplace where respect, teamwork, and collaboration are part of our culture;
  • Canada’s missions abroad are committed to promoting and supporting an environment free from harassment and discrimination, as well as encouraging and supporting employees to learn and develop their skills and competencies.

Embassy of Canada to Belgium and Luxembourg

Agent(e) en Ressources Humaines

Ambassade du Canada

Bruxelles, Belgique

Numéro de référence AMRIS: 4374
Type de contrat: Indéterminé
Détails du terme: Ce poste est un poste d’ERP (employé(e)s recrutés sur place), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en Bruxelles, Belgique
Département: Ambassade du Canada à Bruxelles, Belgique
Nombre de postes disponibles: 1
Catégorie du poste: Ressources humaines
Niveau: Officier
Classification: ERP-07
Échelle salariale: 56 344,00 euros en plus des avantages sociaux
Date de clôture: lundi, le 8 mars 2021 à 23:59 UTC/GMT

Résumé des fonctions

Sur la base du Cadre de prestation des services communs, le point de prestations des services communs de Bruxelles (PPSCBU) fournit des services opérationnels en finances, en ressources humaines et en passation de marchés et d'approvisionnement à un réseau de missions diplomatiques du Canada basées en Europe et en Afrique.

Sous la supervision du gestionnaire des opérations, l’agent en ressources humaines doit assumer les fonctions suivantes auprès des missions lui étant attitrées pour le point de prestation des services communs (PPSC):

  • Appuyer et conseiller un réseau de missions dans leurs activités de dotations, incluant la stratégie de recrutement, et s’assure que les candidats soient sélectionnés conformément aux directives de dotation;
  • Assurer la liaison avec les gestionnaires de programmes selon les besoins pour obtenir les informations pertinentes, effectue des audits documentaires au besoin. Informe les missions du résultat du processus;
  • Superviser un ou plusieurs employés de soutien;
  • Bien qu’il s’agisse d’un résumé des principaux domaines d’activités actuels du rôle, des responsabilités supplémentaires peuvent être attribuées à mesure que l’environnement des points de prestation de services communs (PPSC) évolue.

Zone de sélection/d'admissibilité

Ce processus de sélection est ouvert aux candidats qui, au moment de postuler, ont le droit de résider et travailler légalement en Belgique, qui rencontrent tous les critères essentiels mentionnés et dont les dossiers de candidature sont reçus au plus tard à la date de clôture. Veuillez noter que l’Ambassade du Canada ne sponsorise pas de permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada applique les principes d'égalité des chances énoncés dans la Charte des droits et libertés du Canada. Voir les sections « Conditions d’emploi » et « notes importantes » pour de plus amples détails. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

Qualifications essentielles

Les candidats et candidates seront sélectionné(e)s initialement sur les qualifications essentielles relatives à: l’éducation, l’expérience et au profil linguistique. Leurs lettres de présentation et leurs curriculum vitae doivent clairement démontrer comment ils et elles répondent à chacune des qualifications essentielles.


Diplôme d’études supérieures dans un domaines connexe tel que la gestion des ressources humaines ou la gestion.

Profil linguistique

Capacité à communiquer efficacement dans les deux langues officielles du Canada, étant le français (niveau C2) et l’anglais (niveau B2) (parler, écrire et lire).

NB: Le niveau minimum accepté pour le français est l’équivalent du niveau C2 et pour l’anglais le B2 selon le Cadre européen commun de référence.


  • Expérience professionnelle récente* de 2 années consécutives minimum en ressources humaines dans les domaines clés de la dotation;
  • Expérience de la recherche et de l’analyse d’information et de formulation de recommandation à l’intention des gestionnaires;
  • Expérience dans la prestation de conseils et soutien aux gestionnaires afin d’assurer la conformité aux politiques et processus internes d’une organisation.

*Récente est définie comme au cours des 8 dernières années.

Exigences cotées

Les candidats et candidates doivent également satisfaire aux exigences cotées indiquées ci-dessous relatives aux connaissances, aptitudes et compétences qui seront évaluées au moyen des éléments suivants: examen écrit, entrevue orale, jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.


  • Connaissance des meilleures pratiques et procédures en dotations;
  • Connaissance de la suite Microsoft Office incluant l’utilisation du logiciel Excel;
  • Connaissance des différentes théories sur l’inclusion et la diversité en ressources humaines.


  • Fait preuve d'intégrité et de respect;
  • Recherche et analyse;
  • Travailler efficacement avec les autres et réseautage;
  • Fait preuve d'initiative et être orienté vers l'action;
  • Supervision d’employés;
  • Capacité de communiquer effectivement avec des clients à l’étranger;
  • Capacité à planifier et à organiser la charge de travail, ainsi qu’à établir et gérer les priorités dans un environnement de travail exigeant.

Qualifications constituant un atout

La préférence pourrait être accordée aux candidats et candidates qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Leurs lettres de présentation et leurs curriculum vitae doivent démontrer clairement comment ils et elles répondent à ces qualifications, le cas échéant.

  • Qualification professionnelle en ressources humaines valide au Canada, Union Européenne ou le Royaume-Uni;
  • Expériences professionnelles au sein d’une mission diplomatique ou d’une organisation internationale.

Besoins opérationnels

  • Possibilité d`heures supplémentaires occasionnelles;
  • Heures de travail normales: 37,5 heures/semaine (lundi au vendredi).

Conditions d’emploi

  • Résider et être légalement autorisé à travailler et vivre en Belgique au moment de l’émission de l’offre d’emploi et pour la durée de l’emploi;
  • Capacité d’obtenir et de maintenir une cote sécuritaire de niveau fiabilité du Gouvernement du Canada incluant une vérification de casier judiciaire et vérification financière;
  • Les candidats qui détiennent des visas, cartes électroniques de type A ou des documents non renouvelables, comme les visas d’étudiant, ne peuvent pas postuler pour ce poste sauf s’ils sont exemptés de l’obligation d’obtenir un permis de travail.

Notes importantes

Comment appliquer

  • Les candidatures ne seront prises en compte que si elles sont reçues via notre portail. Lien pour cette offre d'emploi -;
  • Les candidats et candidates doivent également télécharger leur CV et une lettre de présentation en anglais ou en français. Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés seront rejetés;
  • Les candidats et candidates qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes Importantes

  • Veuillez ne pas utiliser une tablette ou un téléphone cellulaire pour soumettre votre demande puisque les navigateurs mobiles ne sont pas supportés par notre portail en ligne. Les candidats et candidates doivent soumettre leurs applications uniquement en utilisant un ordinateur portatif ou un ordinateur de bureau;
  • Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées. Les candidats et candidates ont le droit de participer au processus de recrutement dans la langue officielle de leur choix et sont prié(e)s d'indiquer leur langue officielle préférée dans leur dossier de candidature;
  • Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats et candidates de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin;
  • Les candidats et candidates doivent inclure une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boite courriel, y compris les courriels indésirables;
  • Une vérification des références fournies sera faite pour les candidats et candidates qui accèdent à l’étape de l'entrevue et pourrait faire partie du processus de recrutement;
  • Ambassade du Canada à Bruxelles, Belgique ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus;
  • Les candidats et candidates nécessitant une assistance spéciale afin de participer aux examens écrits et/ou aux entrevues, sont prié(e)s de nous en informer;
  • Les résultats de ce processus de recrutement peuvent également être utilisés pour établir une liste d’éligibilité de candidats et candidates qualifié(e)s pour des ouvertures de postes similaires à Ambassade du Canada à Bruxelles, Belgique qui pourraient paraiître dans les douze mois suivant la fin de ce concours;
  • Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture;
  • Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.
Don't forget to mention BrusselsJobs when applying.

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